Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze periode is de bedrijfsvoering gebaseerd op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best' en overige kaderstellende notities zoals de Dienstverleningsvisie en I&A visie.

In deze paragraaf hebben we het alleen over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven leest u in het Programma Algemeen Bestuur.

Organisatieverbetertraject

In 2020 is nadrukkelijk en diepgaand aandacht besteed aan de gemeentelijke organisatie. Daarom maakten we een verbeterplan. In dit plan zitten uitgewerkte voorstellen over de organisatiestructuur (leidinggevende functies, verschuiven van taken) en voorstellen over het verbeteren van de dienstverlening. We besloten om het cultuurprogramma 'Samen op reis' voort te zetten en een switch te maken van denken naar doen.
In 2021 zijn de besluiten uit het verbeterplan uitgevoerd. Op diverse afdelingen zijn teamleiders benoemd, waardoor de span of control voor de afdelingsmanager kleiner is geworden. Hierdoor zijn zij (nog) beter in staat zijn hun strategische rol op te nemen. Tegelijkertijd heeft de komst van de teamleider tot gevolg dat er meer tijd en ruimte is voor individuele medewerkers. Bijvoorbeeld om hen te begeleiden in hun werk en persoonlijke ontwikkeling. Een andere ontwikkeling is de benoeming van een adviseur dienstverlening. Deze is samen met de medewerker dienstverlening aan de slag met de vertaling van het concept dienstverlening naar concrete doelstellingen. Samen ondersteunen zij de leidinggevenden bij de inwonersdienstverlening. Daarnaast zijn taken logischer gecombineerd, waardoor knelpunten afnemen. Zo is er bijvoorbeeld een compleet beleid voor veiligheid en duurzaamheid opgesteld en zijn taken zoals ‘ontwikkeling in inwonersparticipatie’ toegevoegd aan de Vakgroep Communicatie.

Personeel en Organisatie

In 2021 spraken we de verwachting uit dat veel aandacht zou uitgaan naar de thema's vitaliteit, juiste persoon op de juiste plaats en leiderschapsontwikkeling. Deze punten kwamen onder meer voort uit het verbeterplan en de hieruit benodigde acties, geclusterd in deze drie thema's.

Vitaliteit en leiderschapsontwikkeling
Een belangrijk meetinstrument om te meten hoe het staat met de vitaliteit en de leiderschapsontwikkeling, is in 2021 het Medewerkers Betrokkenheids Onderzoek (mbo) uitgevoerd. De resultaten komen begin 2022 beschikbaar. Deze resultaten geven ons een goed beeld van de huidige situatie, hoe vitaal medewerkers zijn en hoe zij hun leiderschap ervaren. Door te vergelijken met gemeenten van soortgelijke grootte, zien we op welke aandachtsvelden we minder dan gemiddeld scoren en op welke vlakken we sterk zijn. In 2022 zullen de acties gericht zijn op verbetering van de aandachtsvelden en behouden van de sterken punten.

Daarnaast hebben we in 2021 een nieuw strategisch HRM-plan voor 2022-2024 opgesteld. Dit is de opvolger van het HRM strategieplan 2017-2020. We maakten het plan aan de hand van de belangrijkste thema's op het gebied van P&O: instroom, ontwikkeling, functioneren, arbeidsvoorwaarden en uitstroom. Een aantal thema's werken we de komende tijd uit. Denk hierbij aan het maken of vernieuwen van HRM-beleid of -instrumenten, leiderschapsontwikkeling dan wel organisatiecultuur gerichte acties.  

Opleiding en ontwikkeling van personeel en leiderschapsontwikkeling, vitaliteit
Alle medewerkers volgden in 2021 een training Persoonlijk Leiderschap genoten. Doel van deze training is bewustwording dat medewerkers eigen regie voeren over hun functie, loopbaan, verantwoordelijkheden. De medewerkers ontvingen deze training goed. Dit draagt direct bij aan vitaal en goed je werk kunnen doen. Hier is een wisselwerking met de manier waarop onze organisatie wordt bestuurd en de stijl van leidinggeven.

De leidinggevenden volgden, in het verlengde hiervan, een leiderschapsontwikkelingstraining. Doel van deze training was, naast competentie ontwikkeling, ook het creëren van een gezamenlijke visie en leidinggevende stijl. Het ging hier om het aansturen van de medewerkers in deze organisatie. Belangrijk daarbij is het ondersteunen van medewerkers om daadwerkelijk ook Persoonlijk Leiderschap te kunnen en mogen te laten zien.

Op dit punt zit het raakvlak met de cultuurverandering die we vanuit het programma 'Samen op reis' in gang hebben gezet. Binnen de organisatie startten we  met het werken met 'servicemodules' en het 'Werken vanuit de Bedoeling'. In delen van de organisatie wordt dit al in de praktijk gebracht.

Juiste persoon op de juiste plaats, Strategisch Personeels Plan, werving en selectie, externe inhuur
2021 stond in het teken van het op orde krijgen en houden van de personele bezetting, om onze gemeentelijke taken goed te kunnen uitvoeren. In de loop van 2021 werd de arbeidsmarkt steeds krapper. De inspanning om vacatures te vervullen moest vergroot worden om passende mensen binnen te kunnen halen. Naast extra inspanning moesten we creatief worden. Dit deden we door meer te gaan kijken naar potentieel en competenties, te kijken naar opties als uitbesteden of in te huren, starters zelf opleiden of bij werving het ideale ervaringsniveau los te laten. Eind 2021 hebben we een Strategisch Personeels Plan (SPP) uitgevoerd. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe we op dit moment zowel kwalitatief als kwantitatief onze personeelsbezetting beoordelen. In de uitvoering van dit plan in 2022 worden gerichte personeelsinstrumenten ingezet om mensen (beter) in hun kracht te zetten, talenten te benutten en daarmee de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. De krappe arbeidsmarkt zorgt voor meer aandacht voor het benutten van het aanwezige potentieel. Daarbij wordt ook gekeken of het mogelijk is om mensen, met wederzijdse instemming, langer door te laten werken na hun AOW-gerechtigde leeftijd.
Momenteel is het invullen van de formatieplaatsen belangrijker dan de samenstelling en/ of opbouw van het personeelsbestand. We hebben niet de luxe om hier op voor te sorteren. De aandacht voor de huidige bezetting heeft als voordeel dat interne mobiliteit waar mogelijk gestimuleerd wordt, dat meer gekeken wordt naar competenties en potentieel dan dat iemand direct al een 100% match is.  

De krapte op de arbeidsmarkt werkt zelfs door op inhuur. Het contract met de inhuurdesk liep af, kon niet worden verlengd en is daarom opnieuw aanbesteed. De opdracht is gegund aan dezelfde partner, waardoor de dienstverlening verder uitgebouwd en verbeterd kon worden. Hierdoor kunnen we ook de komende jaren op een efficiënte en rechtmatige wijze externe medewerkers gestroomlijnd en kostenbewust inhuren. Binnen die randvoorwaarden blijft het een uitdaging om de gemeentelijke taken te kunnen blijven uitvoeren, als zowel vast als tijdelijk personeel zeer schaars is.

Vitaliteit, leiderschapsontwikkeling
Arbo dienstverlening, eigen regie model
Per 1 januari 2021 sloten we een contract met een nieuwe arbo organisatie. De dienstverlening richt zich op het eigen regie model. Dat houdt in, dat waar mogelijk de leidinggevenden zelf de verzuimbegeleiding op zich nemen en dat de arbodienst op de achtergrond ondersteuning blijft bieden en zorg draagt voor een correcte uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Gekeken wordt niet alleen naar de ziekmelding an sich, maar richt zich met name op het achterhalen van de achterliggende oorzaak en medewerkers uit te nodigen mee te denken in wat wel nog kan.  Dit past bij de visie van onze organisatie om verantwoordelijkheden waar mogelijk laag in de organisatie te beleggen. Nieuw in deze dienstverlening is de rol van verzuim coördinator. De verzuim coördinator is het eerste aanspreekpunt voor arbeidsongeschikte medewerkers maar ook voor leidinggevenden. De intentie is dat de verzuim coördinator meer op de achtergrond komt, als de leidinggevende groeit in zijn rol. We gaven veel aandacht aan het planmatig invoeren van deze nieuwe arbo dienst met nieuwe visie op verzuim.

Vitaliteit, Corona, balans werk en privé
Corona bracht met zich mee dat vanuit de overheid verzocht wordt zoveel mogelijk thuis te werken. Gebleken is dat dat zowel voor- als nadelen met zich mee bracht.  Hoe medewerkers dit hebben ervaren is heel divers en afhankelijk van factoren als functie (in hoeverre is iemand in staat het werk ook thuis te verrichten), thuissituatie (wel/ geen kleine kinderen die thuis-onderwijsd moesten worden, aanwezige gesprekspartners) en persoonlijke factoren (zoals de behoefte aan persoonlijk contact met collega's). Positief aan het opgelegde thuiswerken was dat medewerkers het ervaarden als een geaccepteerde optie om werk en privé beter te kunnen combineren, verbeterde in  voorkomende gevallen de efficiëntie van werkzaamheden en is een gedeelte thuis werken na twee jaar Corona geaccepteerd.
Bij medewerkers die niet zo eenvoudig konden thuiswerken, of het persoonlijk contact misten, is met hen gekeken om juist hen wel naar het werk te laten komen. Er is coulant omgegaan met de werkbelasting, herzien van taken en een verdere flexibilisering van de werktijden. Gekeken is naar de mogelijkheden binnen de restricties. Deze persoonsgebonden aanpak werd gewaardeerd.
Als werkgever hebben we geïnvesteerd in het verbeteren van de faciliteiten benodigd voor het thuiswerken. Medewerkers konden tot een bedrag van maximaal Euro 500 een thuiswerkplek inrichten. Dit gebaar is zeer gewaardeerd.
Daarnaast is op gezette tijden aandacht besteed aan de medewerkers om hen een hart onder de riem te steken, denk aan een kleine attentie, een persoonlijke kaart.
Het verder opstellen en uitvoeren van een vitaliteitsbeleid zoals opgenomen in de cao zal worden opgepakt in 2022.   

Loonkosten    

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2021 € 1.384.000 lager zijn dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat diverse vacatures (nog) niet zijn ingevuld. Deze ontstane vacatureruimte is vervolgens ingezet om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit is dan ook terug te lezen in onderstaande tabel.

De totale kosten voor externe inhuur over 2021 bedragen € 3,6 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte (onderuitputting) en uit al bestaande budgetten die door de raad beschikbaar zijn gesteld.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De loonkosten zijn in 2021 met € 1,1 miljoen toegenomen ten opzichte van de loonkosten 2020.

Verplichte indicatoren
Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering.

Informatisering & Automatisering

De I&A-visie 2021 vormde het richtinggevende kader voor de Informatievoorziening en Automatisering. Deze sluit aan bij de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zoals het werken als één Overheid, Common Ground of het dataplatform Waarstaatjegemeente.

Trajecten in 2021 waren onder andere:

• Data gedreven werken; de gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Ook in 2021 maakten we steeds meer proces- en managementinformatie beschikbaar om in de behoefte te kunnen voorzien. Zo is de informatievoorziening voor de gemeenteraad verbeterd en breidde taken voor data-analyse uit door het aannemen van een data-analist.
• Doorontwikkeling digitale producten; de afgelopen jaren zijn er steeds meer producten en diensten beschikbaar gekomen via de gemeentelijke website. In 2021 zetten we onder meer in op het optimaliseren van verhuismutaties en het digitaal ondersteunen van de verkiezingsperiodes. Voor de invoering van de Omgevingswet in 2022 startten we afgelopen jaar de benodigde ICT-voorbereidingen. Zoals het uitvoeren van een geslaagde ketentest met het nieuwe digitale loket.
• Digitaal is de norm; de informatiesamenleving verandert snel. Ook in 2021 gingen we verder met het digitaliseren van onze processen. Dit deden we binnen de diverse vakgebieden om hier als gemeente goed op te blijven inspelen. In 2021 zetten we vooral in op het verder digitaliseren van de interne poststromen, de uitwisseling van statusinformatie tussen enkele systemen en het geschikt maken van de digitale dossiers voor overdracht aan het eDepot van RHiC.
• I&A-visie; de vorige I&A visie liep tot en met 2021. We stelden een nieuwe visie op voor 2022 tot en met 2024.

Informatiebeveiliging en privacy

Net als vorig jaar werkten we aan het vasthouden van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie. Hiervoor vonden diverse activiteiten plaats.

Zo zijn diverse audits doorlopen om te voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet GBA, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, de Archiefwet en Wet Politie Gegevens (WPG). De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

We hechten grote waarde aan het creëren van bewustwording. Hierop breidden we in de loop van het jaar het leerportaal in het kader van informatiebeveiliging en privacy uit. Daarnaast vonden diverse informatiebeveiligings- en privacy-gerelateerde gesprekken met afdelingen plaats en verschenen er diverse publicaties op de interne nieuwspagina. Het is goed om te bemerken dat onze organisatie goede stappen zet in bewustwording. Dit uit zich onder andere door meer alertheid in het herkennen van bijvoorbeeld een Phishingmail of voorkomen van een mogelijk Datalek.

Ook de situatie rondom corona heeft nog steeds zijn weerslag op informatiebeveiliging en privacy. Een gevolg van de coronacrisis is dat we het merendeel vanuit huis werken. Hiermee verschoof het aandachtsgebied voor cybercriminelen en is niet alleen een organisatie een direct doelwit, maar ook individuen. Want nu kan de individu een springplank zijn om uiteindelijk bij een organisatie binnen te komen. Waar mogelijk hebben we hierop geanticipeerd. Zo hebben we naast technische maatregelen de medewerkers bewust gemaakt van de mogelijke risico's en hoe deze te minimaliseren.

December 2021 kenmerkte zich door de wereldwijde kwetsbaarheid log4j (Log4Shell) met een zeer grote impact. Veel organisaties merkten dit en wij ook.  Want veel software maakt gebruik van log4j. Redelijk snel ondernamen we na de bekendmaking van deze kwetsbaarheid actie. Het een en het ander leidde, zover tot nu te overzien, niet tot misbruik van onze omgeving dan wel informatie.  

Huisvesting

Sinds 2020 bereiden we ons voor op één gezamenlijke dienstverlening en huisvesting van Bestwijzer en de gemeente. We namen de volgende stappen in 2021: In maart besprak de raad een aantal toetsingscriteria op basis waarvan drie scenario's voor de realisatie gezamenlijke dienstverlening en huisvesting met elkaar vergeleken konden worden.

In april 2021 lanceerden we de nieuwe naam van het project gezamenlijke huisvesting; 'Samen gaan'. Waarbij Samen gaan zich richt op huisvesting én samenwerking.

In juli 2021 besloot de gemeenteraad om op basis van een aantal toetsingscriteria te kiezen voor het scenario nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein. Tegelijk met dit besluit vroeg de raad het college om een stedenbouwkundige visie voor het Dorpsplein op te stellen. (Een afvaardiging van) de raad stelde de (nu nog concept) kaders voor de stedenbouwkundige visie op. Deze kaders worden medio 2022 aan de raad voorgelegd.

In het laatste kwartaal van 2021 startten we met de voorbereidende werkzaamheden voor de volgende fase van het project Samen gaan, de ontwerpfase. De ontwerpfase start in 2022. Medio 2023 ronden we deze fase af met een voorlopig ontwerp van de nieuwe gezamenlijke huisvesting.

Facilitair
We rondden in 2021 de vernieuwing van de klimaatinstallatie af. Hierdoor werken de medewerkers in het oude gebouw nog in een veilige arbo-omgeving. Corona dwong ons om veel meer digitaal en plaats onafhankelijk te werken. Daarom investeerden we in het hybride vergaderen met Teams, richtten we vergaderruimten met de juiste audio/video-middelen in en ontvingen de medewerkers een tegemoetkoming in kosten om hun thuiswerkplek arbo-verantwoord in te richten.

Kwaliteit en Control

Om de kwaliteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren voerden we onderzoeken uit naar de onderliggende processen. Tijdens de onderzoeken keken we naar de het naleven en behouden van de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Op 13 december 2021 stelde de gemeenteraad het geactualiseerde, specifieke normenkader en het controleprotocol voor het boekjaar 2021 vast. De bedrijfsvoering is zo ingericht dat het rechtmatig handelen aantoonbaar geborgd is. Het actueel maken van de beheersmaatregelen in de processen met de grootste financiële risico's stond centraal. Daarmee maakten we het voor de raad en de accountant controleerbaar of de aangeboden dienstverlening en bedrijfsvoering volgens de regels van rechtmatigheid zijn uitgevoerd.
In afstemming met de accountant voerden we de interne controle op betrouwbaarheid en rechtmatigheid uit op de onderwerpen salarissen, belastingen, inkopen & aanbesteden, publieke producten en subsidies. Ook voerden we kwaliteitscontroles uit op het gebied van het Sociaal Domein: de Participatiewet, Wmo, Jeugdzorg en de Tozo regeling (ondersteuning van ondernemers als gevolg van corona). Daarnaast toetsten we de besluiten van het college die betrekking hadden op een financiële beheershandeling op rechtmatigheid. De resultaten van alle controles stelden we ter beschikking aan de accountant. De accountant toetste namens de raad het feitelijk handelen door de gemeente aan het normenkader. Hiermee voldeden we aan de eisen van wet- en regelgeving en daarmee aan een juiste financial accounting.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
In 2021 stelde de gemeenteraad de nieuwe verordening voor de onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid vast. Voor de jaren 2021-2025 maakten we een nieuw integraal controleplan. Deze onderzoeken namen we daarin op. In de verordening staat dat het college jaarlijks twee bedrijfsprocessen moet onderzoeken. In 2021 voerden we twee onderzoeken uit. Een op het gebied van corona (resulterend in de paragraaf corona in de jaarrekening 2020) en een naar autorisatierechten. Er is afgeweken van de geplande onderwerpen klachten en handhaven omdat we de onderzoeksonderwerpen aan wilden laten sluiten op de actuele behoeften van de organisatie. Uw raad is hierover geïnformeerd via een raadsinformatiebrief op 29 januari 2021, tevens is dit besproken in de auditcommissie van 7 december 2020.

Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in verband met corona landelijk uitgesteld. Toch koos het college van burgemeester en wethouders ervoor om over het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Onderstaand vindt u de ingevulde modelverklaring rechtmatigheid die in de toekomst verplicht wordt. Hierin geeft het college van burgemeester en wethouders over boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording af.
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 13 december 2021 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 944.000.

Bevinding
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Juridische kwaliteiszorg

Een groot aantal bijeenkomsten van de onafhankelijke commissie bezwaar en beroep is digitaal geweest. Dit is goed verlopen en wordt wellicht in de toekomst ook vaker voorgesteld. Een aantal processen zijn tegen het licht gehouden en efficiënter ingericht, de mogelijkheden voor verdere digitalisering zijn hierbij betrokken. Intern zijn er een aantal trainingen geweest rondom juridische aspecten.  Denk hierbij aan nieuwe wetgeving als Wet OpenOverheid en de Omgevingswet.